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Cuarto capitulo: Evaluación del avance y resultado del proyecto
A. INTRODUCCION
La evaluación de un proyecto proporciona información continua acerca del avance del mismo. Esta información permitirá que Ud. pueda tomar decisiones diarias y también mejorar el proyecto. La información acerca del proyecto se llama "retroalimentación" (en inglés: "Feedback"). Este proceso de "retroalimentación" permanente de información determinará si su proyecto ha alcanzado la(s) meta(s) propuesta(s).
B. EVALUACION
QUE, POR QUE, DONDE
| ¿Qué es la evaluación? | Por medio de la evaluación continua podemos saber cómo va funcionando el proyecto. Si la evaluación se realiza periódicamente, podremos darnos cuenta de los problemas a tiempo y las posibilidades para remediarlos serán mayores. Por otra parte, también permitirá que Ud. pueda cambiar el curso del proyecto, modificar el horario o programación, preparar los materiales necesarios, o resolver las disputas entre el Personal. |
| ¿Por qué se debe realizar la evaluación? | El objetivo principal de la evaluación es obtener permanentemente información acerca del proyecto. Ud. también presentará la evaluación al supervisor para comprobar que el proyecto cumple con los objetivos. De esta forma los administradores podrán basarse en su experiencia, repetir el proyecto, duplicarlo en otro lugar, etc. Es una excelente forma de referencia para Ud. y los demás voluntarios, en caso que el proyecto tenga el éxito esperado. |
| ¿En qué momento se realiza la evaluación? | La evaluación debe realizarse antes, durante y después del proyecto. Debe incluir la información recogida durante la fase de planificación (Ver Capítulo III). Esta información contiene los datos sobre: metas, habilidades requeridas, número de personas y materiales necesarios para el proyecto. Toda esta información es recopilada antes de comenzar el proyecto. La evaluación se debe realizar periódicamente, a intervalos frecuentes, durante la ejecución del proyecto así como también al final. |
| ¿Como se realiza la evaluación? | Es buena idea mantener un diario. Este, junto con la evaluación constante le anudarán a preparar un informe del proceso y del final del Proyecto. |
GUIA C. GUIA PARA LA EVALUACION DEL PROCESO Y DEL RESULTADO DEL PROYECTO
| La primera evaluación debe realizarse en el momento de comenzar el proyecto. | ¿Están al alcance los servicios/facilidades que necesitamos? Por ejemplo: |
| • Equipo, materiales y recursos. ¿Están disponibles? | |
| • Mano de Obra: ¿Están listas para trabajar todas aquellas personas que participan en el proyecto? | |
| • Si los materiales o los participantes no están disponibles, ¿cuáles son las alternativas con las cíales se puede contar? | |
| Hemos alcanzado uno o varios de los propósitos del Proyecto: | |
| • ¿Se han realizado algunas de las labores especificadas en el Capitulo Tercero? |
| Ejemplo | El proyecto es: Proveer de estanques a una comunidad. ¿Cómo podrá Ud. hacer la evaluación inicial de dicho proyecto? Trate de responder a preguntas tales como: |
| • ¿Están al alcance los peces, el equipo y los materiales necesarios? | |
| • ¿Están los habitantes del pueblo listos para trabajar junto con los voluntarios? | |
| • ¿Tienen los voluntarios conocimiento sobre como abastecer los estanques? ¿Están disponibles los Manuales de Instrucción? ¿Los especialistas? | |
| • ¿Hay peces en los estanques? Si la respuesta es positiva, determine: ¿Cuál es el tipo de peces y cuántos hay (aproximadamente)? |
| Verifique el progreso: | Para poder determinar si se va progresando en el Proyecto, siga los siguientes pasos: |
| • Determine si las labores o actividades que Ud. enumeró en el Formulario #3, (Ver Capítulo III, Planificación y Realización de las Labores), se van cumpliendo de acuerdo con el programa establecido. | |
| Ud. necesitará una frecuente evaluación del progreso. De esta manera, podrá identificar rápidamente cuáles son los problemas. Por otra parte, también podrá aprovechar la evaluación para estimar si el proyecto se va cumpliendo a tiempo y determinar la validez de los alcances obtenidos. (Ver Evaluación, Sección de Métodos). |
| Especifique los resultados: | Para poder determinar si Ud. ha alcanzado la meta propuesta, es esencial que describa en términos precisos cuál será el (los) resultado(s) del proyecto. |
| • Enumere los objetivos principales. | |
| • En qué forma Ud. podrá determinar si se ha(n) alcanzado la(s) meta(s). |
| Ejemplo: Cooperativa de Alfombras |
Resultados medibles al final del proyecto (hasta el final de la descripción del proyecto.) | Como se evaluarán los Resultados |
| • Elabore un plan especificando en qué forma la cooperativa venderá y almacenará los productos; ¿cómo se manejará el costo de la materia prima, cómo se determinará el precio de los productos, cómo se dividirá la ganancia, cómo se mantendrán los registros? | Plan de acción ya escrito anteriormente | |
| • La calidad de las alfombras debe estar a la altura de las normas especificadas. | Un especialista en alfombras (independiente de la cooperativa), inspecciona la calidad de la producción. | |
| • Producción de 100 alfombras. | Récords (Registro) | |
| • La cooperativa vende 50 alfombras. | Récords (Registro) | |
| • Local para el almacenamiento y venta de las alfombras producidas. | Visita al local | |
| • Ganancia de un 20% con la venta de las alfombras. | Récords (Registro) |
Nombre: __________
Fecha: ___________
Proyecto: _________
Formulario # 4
EVALUACION DEL PROGRESO Y RESULTADOS DEL PROYECTO
| TEMAS | METODOS ADECUADOS |
| 1. Principio de la Evaluación | Ver Formulario #3 |
| ¿Están disponibles el equipo y los materiales para poder comenzar con el proyecto? Especifique si algo falta. | |
| ¿Existen los recursos humanos? ¿Voluntarios? ¿Miembros de la comunidad? Si alguno de estos no está disponible especifique: | |
| En el caso ce que falten materiales o mano de obra, ¿cuáles son las diferentes alternativas a seguir? | |
| ¿Se han alcanzado, en cierta medida, algunas de las metas del proyecto? | |
| ¿Se han terminado algunas de las actividades propuestas? Si la respuesta es positiva, descríbalas a continuación. | |
| 2. Verificación del Progreso: (Estas inspecciones deben ser realizadas a intervalos cortos, durante todo el proceso del proyecto). ¿Se van cumpliendo todas las tareas o actividades que Ud. enumeró en la programación del proyecto (Formulario #3)? | Ver Formulario #3 Ver Evaluación |
| Describa los problemas. ¿Cuáles son las acciones que Ud. tomará para poder solucionarlos? | |
| ¿Se van cumpliendo a tiempo todas las tareas o actividades que Ud. enumeró en la programación del proyecto, (Formulario #3)? | Ver también el Capítulo V |
| Describa las áreas problemáticas. ¿Cuáles son las acciones que Ud. tomará para solucionarlas? | |
| 3. Inspección del Producto: | Ver Exámenes Prácticos |
| Empleando la descripción final del proyecto enumere los resultados alcanzados mediante éste. | |
| ¿En qué forma podrá Ud. determinar si se han logrado alcanzar las metas del proyecto? | |
| Utilice el Formulario que presentamos a continuación: |
| Resultados medibles al final del proyecto. | ¿Como se evaluarán los resultados? |
| Nota: Si algunos de los productos ya estaban en su respectivo lugar cuando se comenzó el proyecto, la comparación entre el principio y el final del mismo, deberá realizarse en relación a dichos productos. | |
Capitulo quinto: Solución de los problemas
A. INTRODUCCION
Ud. ya ha especificado el proyecto a seguir; cuenta con el apoyo de la comunidad, ya ha desarrollado un plan de acción y el proyecto ha comenzado; ahora podrá encontrarse con que:
1. SU proyecto se desarrolla de acuerdo con el programa establecido en el Capítulo III.
2. Su proyecto no va cumpliendo con la programación establecida.
Si su proyecto va de acuerdo con el programa establecido y no enfrenta problemas, Ud. podrá seguir adelante, sin leer este Capitulo. Sin embargo, si el programa no se va cumpliendo como esperaba o se presentan dificultades, a continuación le presentamos algunas sugerencias.
B. PROBLEMAS EN LA EJECUCION DEL PROYECTO
QUE, POR QUE Y CUANDO
| ¿A qué llámanos problemas en la ejecución del proyecto? | Son aquellos problemas que no le permiten desarrollar el proyecto de acuerdo a su planificación inicial. |
| ¿Por qué completar el proyecto de acuerdo al plan inicial? | El plan inicial es como un mapa que lo dirige hacia donde se quiere llegar: Ud. podrá cambiar el curso (plan) pero siempre se deberá tener en cuenta cuál es la meta establecida y cuándo debe finalizar el proyecto. |
| ¿Va Ud. adelantado con respecto al programa? | Si Ud. va mucho más adelantado que el programa, pregúntese ¿por qué? |
| Preguntas a responder: | |
| 1. ¿Piensa Ud. que en el plan inicial (Capitulo III) se estimó un lapso mayor que el requerido? Si la respuesta es positiva, revise el programa y planifique de nuevo. | |
| 2. ¿Está Ud. satisfecho con la calidad del proyecto? Si la respuesta es negativa, Ud. deberá añadir más sistemas para el control de calidad. | |
| 3. ¿Cuenta Ud. con mayor ayuda que la prevista originalmente? Si la respuesta es positiva, revise el programa inicial y tome en cuenta la asesoría adicional. |
| ¿Va Ud. retrasado con respecto al programa? | Si su Proyecto va mucho más retrasado de lo esperado utilice el Formularlo # 5. |
Nombre: __________
Fecha: ___________
Proyecto: _________
Formulario # 5
GUIA PARA IDENTIFICAR LOS POSIBLES PROBLEMAS DEL PROYECTO
| AREAS PROBLEMATICAS | EJEMPLOS | METODOS PARA IDENTIFICAR LAS SOLUCIONES |
| El equipo, los materiales o los servicios empleados no son
suficientes o los adecuados para este proyecto: 1. Sí 2. No |
1. El equipo de taladro no perfora suficientemente profundo. 2. El fertilizante no es adecuado 3. Los libros para la alfabetización no son los apropiados 4. No hay aplanadoras para el proyecto de carreteras. |
Será necesario modificar el proyecto de acuerdo con el
equipo, y los materiales disponibles; de lo contrario, es necesario conseguir otros
nuevos. Considere los siguientes métodos: 1. Negociaciones 2. Asistencia de Especialistas 3. Exámenes Prácticos |
| Los voluntarios y los miembros de la comunidad carecen de los
conocimientos o habilidades necesarias. 1. Sí 2. No |
Nadie sabe: 1. Cómo chequear y tratar con cloro los pozos de agua. 2. Por qué no crecen los vegetales. 3. La forma correcta de construir letrinas con servicio de agua. 4. Métodos efectivos para la alfabetización fin de adultos. |
Los líderes del proyecto necesitan entrenamiento y ayuda,
considere los siguientes métodos: 1. Investigación Bibliográfica 2. Educación 3. Asistencia de Especialistas |
| El producto del proyecto no es usado apropiadamente o bien;
la comunidad no aparenta obtener ningún beneficio del proyecto. 1. Sí 2. No |
1. Los alumnos no asisten al programa especial que tiene
lugar después de las clases, con el fin de mejorar la lectura. 2. Los habitantes no utilizan las letrinas. 3. La Cooperativa de Cría de Pollos no cuenta con suficientes trabajadores entre los habitantes del pueblo. |
El proyecto requiere una evaluación critica para poder
determinar si los servicios son realmente apropiados, o S 1 los beneficiarios están
interesados. Considere los siguientes métodos: 1. Discusión de Grupo y Reuniones con la Comunidad 2. Consulta a los Especialistas 3. Evaluación |
| El plan para el proyecto tiene un presupuesto demasiado bajo
para el costo del equipo y materiales o las donaciones prometidas no se recibieron. 1. Sí 2. No |
1. El cemento requerido para la construcción del puente,
costará mucho mas que lo estimado en el plan. 2. La cosecha de arroz fue muy pobre y los habitantes no cuentan con los medios económicos. 3. Es imposible reunir el dinero necesario para la compra de las semillas. |
Podría ser necesario revisar el plan inicial y reducir el
proyecto 0 bien, buscar otros medios de ayuda económica. Considere los siguientes
métodos: 1. Negociaciones 2. Asistencia Técnica 3. Exámenes Prácticos |
| Los habitantes no están interesados en trabajar en el
proyecto, en utilizar sus resultados, o los productos obtenidos. En general, aparentan
haber perdido el interés. 1. Sí 2. No |
1. Los habitantes no utilizan el pozo de agua construido por
los voluntarios. 2. Los habitantes no quieren participar en el Proyecto para el "Control de la Malaria". (Paludismo) 3. Los habitantes no se prestan como voluntarios para el proyecto de "Construcción de una Carretera" |
Es importante contar con el interés y la motivación de los
habitantes. Considere los siguientes métodos: 1. Discusión de Grupo y Reuniones con la Comunidad 2. Negociaciones 3. Proporcionar un Modelo de Conducta |
| El proyecto no es dirigido o supervisado en forma adecuada. 1. Sí 2. No |
1. No se cuenta con los líderes de la Comunidad que
prometieron manejar el proyecto. 2. No se cuenta con la ayuda del Ministerio de Asistencia Social para el programa de Educación en Nutrición. 3. Numerosos voluntarios han dejado de participar, no hay continuidad en el proyecto. |
Es muy importante poder contar con líderes que sean
efectivos. Podrá ser necesario reemplazar o entrenar a los líderes iniciales. Considere
los siguientes métodos: 1. Discusión de Grupo, y Reuniones Comunitarias 2. Negociaciones 3. Educación no formal, incluye el entrenamiento durante el trabajo |
| Existen conflictos y desacuerdos entre los principales grupos
que trabajan en el proyecto. Esto amenaza el desarrollo del mismo. 1. Sí 2. No |
1. El proyecto es el desarrollo de un Centro Asistencial. Hay
desacuerdo sobre cuál debe ser la ubicación. 2. La cooperativa encargada de vender el exceso de productos agrícolas, no puede llegar a un acuerdo en cuanto a la organización. 3. Las personas mayores en la comunidad se oponen a una organización creada para el saneamiento del pueblo. |
Los conflictos entre diferentes grupos frecuentes. Con
frecuencia los verdaderos motivos de dicho conflicto no se revelan. Considere los
siguientes métodos: 1. Discusión de Grupo y Reuniones Comunitarias 2. Negociaciones 3. Asistencia Técnica |
| Algunos de los voluntarios se muestran indiferentes con
respecto al proyecto; no quieren trabajar, no se sienten cómodos en el pueblo y por lo
tanto, el proyecto no funciona debidamente. 1. Sí 2. No |
1. Durante un período de 3 meses, 60 voluntarios son
enviados a un pueblo lejano. Deber. permanecer allí por 10 días. 2. Las voluntarias no quieren trabajar en el proyecto para la construcción de letrinas. 3. Los voluntarios no están dispuestos a ir a las casas en un proyecto de planificación familiar. |
La motivación de los voluntarios es un factor muy importante
para el éxito del proyecto. Considere estos métodos para la posible solución de los
problemas relacionados con los voluntarios: 1. Discusión de Grupo y Reuniones Comunitarias 2. Formación de Equipos 3. Negociaciones |